为保证我会文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的完整和安全,制定本制度。
一、设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
二、凡是我会在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本会业务活动相关的上级来文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、档案管理员要做好员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。
四、档案管理员要对本会接受捐赠及资助扶贫项目相关资料、文件专门建档,归类进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映本会的主要情况,以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1.所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找;
2.文件柜要保持整洁卫生,认真做好文件档案"八防"工作,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全;
3.因工作需要查阅档案资料,须报请秘书长批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本会秘书长批准后,方可查阅;所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,档案管理员都必须如实进行登记,注明查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
广东省老区建设基金会
2013年12月